为充分发挥档案作用，既方便档案利用，又确保档案安全完整，特制订本制度。
（一）借阅档案，必须办理借阅手续。档案原件原则上不能外借，一般情况下只提供纸质复印件，特殊情况需要外借原件时需办理特批手续，认真填写《利用密级或原件档案审批表》，并严格限制借出时间。归还档案时，档案工作人员需认真检查有无缺损等意外情况，待确认档案完整无损后，方可办理销借手续。
（二）学校内部各单位借阅本单位形成的档案，履行相关的登记手续后直接利用；跨部门借阅重要档案资料，须持有原归档文件整理单位同意证明；校外持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，均可以利用已经公开的档案及本人档案。非本单位或本人借阅档案需出示《委托查阅档案登记表》（在下载中心下载）。借阅者要认真填写《档案借阅登记薄》。
（三）查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经有关部门同意，并经档案馆馆长批准后，按规定办理借阅手续。借阅属于控制使用范围的机密档案，须经学校分管领导、部门负责人及档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。利用档案的单位和个人未经档案主管单位同意，不得擅自公布档案内容。
（四）借阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得擅自传播档案内容。利用者未经有关部门或档案馆同意，不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布档案内容。严禁出售档案和不归档文件材料，因泄密造成不良影响的，要追查责任，根据情节轻重依法处理。
（五）档案馆同意摘录或复制的档案、资料，对与借阅者本单位或本人无关的内容予以遮盖或删除，经校对，加盖档案资料证明专用章后生效。
（六）港、澳、台同胞、海外侨胞利用档案，须经有关部门介绍；外国人利用档案，须经外事部门介绍和校保密委员会批准后，方办理相应的手续借阅。
（七）凡向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权。寄存在档案馆的档案，归寄存者所有，档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
