一、档案收集岗位人员，根据岗位职责分工，加强与相关职能部门的沟通，负责做好档案的收集整理业务指导工作，按时保质完成各类档案移交进馆的接收工作。
1.负责鉴定审核、检查验收，清点无误并账务相符后代表档案馆在档案移交登记表上签收。
2.做好数据编排和实物整理工作，按类别集中做好年度移交清册，书面申请向利用岗位移交入库。
二、档案利用岗位人员，在收到收集岗位移交清册后，负责排架定存。清点无误后签收，清册存入全宗卷。
三、日常利用中，各岗位均需严格遵守查借阅利用、安全保管、修改补充、鉴定销毁等各项管理制度，保证环节管理上无漏洞。
1.档案工作人员在接收归还的档案时，必须认真检查、核对无误后，方可办理注销手续。如发现损坏或缺失，应及时采取措施，并按规定给出追究责任意见。
2.档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案，养成关窗、落锁等良好习惯。
3.销毁材料完备审批手续后方可销毁，并注意保存好“销毁材料清册”以备查用。
4.档案补充修改完毕后，收集岗工作人员应负责及时调整和补充数据库信息，输出馆内岗位交接清单，与利用岗办理交接手续。
5.对馆藏档案要定期进行检查、核对，有档案损坏、遗漏情况，要查明原因，及时采取补收手续，确保档案资料完整。
四、坚持库房入出登记制度，一是做到档案入库编目完备，出库登记齐全，未经编目登记的档案不得擅入库房；二是记录利用岗外档案工作人员出入库房情况。
五、库房管理人员离职或调动工作时，应严格执行档案交接制度，依据档案管理台账、统计报表、检索目录清点各种载体档案库存，并办理档案交接手续。
