2010年档案馆在学校及办公室领导支持领导下,在相关部门的帮助下,带领学生加班加点,做了大量工作,不仅为学校档案基础工作的持续发展奠定了基础,还开始了档案的信息化建设工作。学校被省教育厅、省档案局评为档案管理工作优秀单位。
一、建立健全各项规章制度,规范内部管理
为迎接省教育厅、省档案局对全省高校档案工作的检查,准备迎检材料24卷,制订并颁发了《新利18体育官网在线娱乐 档案管理实施细则》、《新利18体育官网在线娱乐 基建档案管理实施细则》等文件174份,通过一系列规章制度的建立,进一步理顺了档案工作关系,规范了档案工作管理,实现了学校档案工作有法可依,部门立卷有章可循,保证了档案工作健康、有序地向前发展。
二、加强档案的基础工作,规范建立档案门类
1、收集、补齐、整理了1998年至2009年以前12年的综合档案4000多卷(件),2009、2010毕业生档案264卷。
2、收集、整理完了十多年来未整理过的外事、基建、设备、科研、财会、声像、出版、实物等八大类档案,特别是从全校相关部门收集、分类加班加点整理完了基建档案1256卷,丰富了馆藏,使库房内的十二大类档案门类齐全完整。
3、陆续建全了1997年以来未建立的十二类档案的全引目录、案卷目录等检索工具65 册。
4、为学校管理、教职工工资套改、职称评聘、教学评估、基本建设、房产管理、毕业生录检、学籍查询、出国深造、校友联谊会、协助全国高等学校信息咨询与就业指导中心查询学历证书或成绩单进行服务等提供案卷600多卷次,特别是本学年为资产清查提供财会档案中的账簿和凭证660卷次。
三、改善档案库房条件,加强库房管理。
1、安装了温湿度自动控制设施、自动视频监控系统、通风设施、防盗门、防光窗帘等库房设施,实现了智能化综合管理。
2、对库房内十二大类档案重新规范排架。
3、库房实现“九防”,成立档案馆安全小组,天天检查。更换灭火器械,培训消防知识。
4、把2000年后混编在其他卷中的保密档案重新组卷,实行专橱专人保管利用,严格履行查借阅保密档案的审批手续等工作,加强了库房管理。
四、推进档案数字化进程,实现档案工作信息化。
1、安装并使用了“南大之星”档案管理软件,初步建立了案卷级目录数据库及部分全文数据库。
2、建立了新利18体育官网在线娱乐 档案馆档案信息服务网站。